Weshalb ist die Auswahl eines Web CMS schwierig ?

Wer vor der Auswahl für ein Web CMS steht und sich noch nie zuvor mit dem Thema beschäftigt hat, wird zunächst mit einer großen Auswahl unterschiedlicher Systeme konfrontiert. Eine selbständige Informationssuche im Internet ist zeitraubend und nicht zielführend, da Informationen oder Foren-Ratschläge meist nur funktionale Aspekte von Web CMS fokussieren. Die Benutzerfreundlichkeit dieser Systeme wird größtenteils oberflächlich abgehandelt oder ganz außer Acht gelassen. Dies hat weitreichende Auswirkungen auf die zukünftige Arbeit mit einem Web CMS.

 

Konzept der Gebrauchstauglichkeit DIN 9241-11

Der Umgang mit Software, zu der ebenfalls Web CMS zählen, muss laut DIN 9241 u.a. benutzerfreundlich sein, um einem weit gefassten Personenkreis, mit unterschiedlichen Fähigkeiten bzw. Vorkenntnissen, einen optimalen Umgang mit diesen Systemen zu ermöglichen. Woraus sich die Benutzerfreundlichkeit ergibt, ist abhängig von vielerlei Faktoren, wie das Konzept der Gebrauchstauglichkeit verdeutlicht. Dazu zählen die charakteristischen Eigenschaften dargestellter Informationen und die Grundsätze der Dialoggestaltung. Erst aus dem Zusammenspiel dieser Faktoren resultiert Zufriedenstellung, Effizienz und Effektivität, im Umgang mit Web CMS!

Konzept der Gebrauchstauglichkeit (ISO 9241-11)
Konzept der Gebrauchstauglichkeit (ISO 9241-11)
Welche Vorteile bietet eine Web CMS Checkliste?

 

Der Auswahlprozess für ein Web Content Management System ist im Umfeld divergierender Ansprüche in Unternehmen zunächst problematisch. Eine allgemeingültige Checkliste, die das Wissen mehrer Disziplinen vereint, unterstützt den Erstellungsprozess eines Pflichten- und Lastenheftes, im Vorfeld. Dadurch kann sichergestellt werden, dass ein System den Ansprüchen verschiedener Zielgruppen gerecht wird.

 

Ansprüche interner und externer Zielgruppen

Redakteure und ihre Mitarbeiter erwarten ein benutzerfreundliches Backend, welches sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Aber vor allem Mitarbeiter, die keine Experten in Sachen Web CMS sind und weniger als die Hälfte ihrer Zeit damit arbeiten, sind auf ein benutzerfreundliches System angewiesen. Bezüglich der Suchmaschinenfreundlichkeit, muss ein System sie in funktionaler Weise dabei unterstützen, relevante Informationen für die Suchmaschinenoptimierung möglichst einfach einpflegen zu können. Aber auch relevante Aspekte wie bsw. die Zukunftsfähigkeit oder System-Sicherheit müssen mitbedacht werden. Eine weitere Gruppe stellen bsw.Kunden dar, die die Firmenwebsite extern aufrufen. Sie erwarten hauptsächliche eine benutzerfreundliche Website, die einfach zu bedienen ist und sie nicht kognitiv belastet.

 

Dies impliziert, dass ein Web CMS bestimmte Funktionalitäten aufweisen muss, um relevante Informationen bereits während des Publishingprozesses einpflegen zu können.

 

Grafik  die die Zutaten für ein gutes Web CMS zeigt.
Das macht ein gutes Web CMS aus
Was beinhaltet die Checkliste?

Es wurden über 200 Kriterien mehrerer Disziplinen analysiert:

  • Web-Usability,
  • Suchmaschinenoptimierung,
  • Gebrauchstauglichkeit von Software  (DIN 9241)
  • Grundsätze der Dialoggestaltung,
  • Leitlinien zur Informationsdarstellung,
  • Normen zu Interaktionstechniken,
  • Leitlinien für die Individualisierung von Software,
  • Formulardialoge,
  • weitere relevante Aspekte wie  bsw. Sicherheit, Zukunftsfähigkeit.

 

Hier erhalten sie einen kleinen Einblick.

 

Wie entstand die Checkliste zur Auswahl von Web CMS?
Paolo Lombardo - Usability und Suchmaschinenoptimierung im Kontext von Web Content Management Systemen     ISBN-10: 3842898045     ISBN-13: 978-3842898042

 

Mangelnde Literatur und unstrukturierte Informationen während der Suche nach einem geeigneten Web CMS, wurden zum Thema meines wissenschaftlichen Projektes. Mein Ziel war es, interdisziplinär Kriterien zu sammeln, um eine wissenschaftlich fundierte Systemauswahl zu ermöglichen. Die Web CMS Checkliste wurde aufgrund Ihrer Aktualität zwischenzeitlich als Fachbuch im diplomica Verlag publiziert ( ISBN-10: 3842898045).

 

 

 

Kostenlose Leseprobe

1 Einleitung

Die Bedeutung von Onlinekommunikation ist gewachsen und in Internetredaktionen gilt mittlerweile das Prinzip „Online-First“. Mit der Ausweitung und Weiterentwicklung ist die Präsentation von Unternehmensinformationen auf Webseiten im Internet und Intranet fester Bestandteil im Kommunikationsmix. Mitarbeiter sowie externe Interessensgruppen nutzen das Internet oder Intranet als Informationsquelle[1]. Einerseits werden qualifizierte Mitarbeiter benötigt, die relevante Inhalte erstellen und in kurzer Zeit publizieren können, damit die Aktualität gewährleistet ist und andererseits entsprechende Softwareprogramme, die es ermöglichen.

Im Vergleich zu den Anfängen des World Wide Web fand bis heute ein Wechsel in vielerlei Hinsicht statt.

2 Aufbau der Arbeit

Nach der Einführung in das Thema und die Problematik wird die für diese Arbeit relevante Literatur vorgestellt und die Forschungsmethode beschrieben. Im Anschluss daran folgt eine Definition von Content Management Systemen und eine Einteilung, um Unterschiede aufzuzeigen.

In den Kapiteln 6 bis 9 werden ausgewählte Normen und Unterreihen der DIN 9241 „Ergonomie der Mensch-System-Interaktion“ analysiert, die Rückschlüsse auf die Gebrauchstauglichkeit[2] von Systemen ermöglichen.

In den Kapiteln 10 und 11 werden zentrale Bausteine guter Onlinemedienarbeit analysiert. Web Usability ist eng mit der Systemauswahl verknüpft, da jedes CMS die Realisierungsmöglichkeiten einschränkt (vgl. Manhartsberger, Musil 2001:342), was ebenfalls auf die Suchmaschinenoptimierung zutrifft. Dort spielt die Technik und Beschaffenheit einer Softwareplattform eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Inhalte möglichst gut und vollständig für Suchmaschinen erfassbar zu machen. Denn der Arbeitsprozess der Inhaltserstellung wird umso effektiver und wirtschaftlicher, je mehr Hürden ein System aus dem Weg schafft (vgl. Coenen 2011:44). In Kapitel 12 werden weitere Aspekte analysiert, die nach Auffassung des Autors ebenfalls berücksichtigt werden sollten. Am Ende der Arbeit erfolgt die Operationalisierung und Kategorisierung, gefolgt vom Fazit.

3 Forschungsproblem und Forschungsziel

Zunächst erfolgt ein Überblick zum Stand der Forschung, aus dem sich das Forschungsproblem ableiten lässt und im Anschluss wird das Forschungsziel erklärt.

3.1 Stand der Forschung

Welche Kriterien eine gute Webseite erfüllen muss, darüber existiert ausreichend Literatur. Wer vor der Auswahl für ein neues Web Content Management System (WCMS) steht, findet kaum Literatur, die explizit darauf eingeht oder eine nützliche Hilfestellung bietet, welche Anforderungen ein gutes CMS berücksichtigen muss. Vereinzelt existieren Fallstudien, die den Einsatz eines speziellen WCMS fokussieren. Bei einer Durchsicht von Onlineergebnissen fand sich Laienwissen in unzähligen Hilfeforen, aber vereinzelt auch Checklisten, die meist technische Aspekte fokussierten. In diesem Kontext wurde die Benutzerfreundlichkeit bzw. Gebrauchstauglichkeit von Softwaresystemen entweder komplett ignoriert oder nur sehr oberflächlich[3] abgehandelt, ohne genauer auf die Kriterien einzugehen, die sie ausmachen.

3.2 Forschungsproblem

Die Auswahl eines geeigneten Web Content Management ist aufgrund der beträchtlichen Anzahl schwierig (vgl. Manhartsberger, Musil 2001:342) und sehr komplex, da vieles berücksichtigt werden muss. Hierfür wäre aber interdisziplinäres Wissen im Vorfeld nötig!

Nach Auffassung des Autors lässt sich die Auswahl vorab nur auf Basis der Produktbeschreibungen[4] treffen. Die darin enthaltenen Aussagen beschreiben zwar den Funktionsumfang, lassen aber nur vage Rückschlüsse auf die bereits angesprochene Benutzerfreundlichkeit des Systems selbst zu. Damit aber am Ende ein weit gefasster Personenkreis in die Lage versetzt werden kann, Inhalte problemlos mit Hilfe eines Systems zu publizieren, müssen diese Kriterien genauer analysiert werden, um negative Auswirkungen zu vermeiden. Ein weiteres Problem in diesem Kontext sind unterschiedliche Gruppen, die unterschiedliche Ansprüche an ein System stellen. Diese Anforderungen werden in der Regel in einem Lasten- und Pflichtenheft festgehalten, wobei es bereits zu Problemen kommen kann. Aufgrund eindeutig geregelter Hierarchien[5] werden nicht alle Aspekte der Beteiligten bei der Lösungsfindung gehört (vgl. Broschart 2011:43). Diese komplexe Problematik soll anhand der nachfolgenden Grafik verdeutlicht werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Divergierende Ansprüche während der Systemauswahl. (eigene Darstellung).

Bei der Anfertigung eines Lasten- und Pflichtenheftes müssen Ansprüche interner sowie indirekt auch externer Anspruchsgruppen berücksichtigt werden. Die Unternehmensleitung verfolgt übergeordnete Unternehmensziele wie bsw. erfolgreiches Onlinemarketing durch relativ günstige Suchmaschinen-optimierung (vgl. Winkler 2008:162; ebenso Broschart 2011:5).

IT Abteilungen fokussieren vornehmlich technische Aspekte, wie Stabilität, System- und Datensicherheit, Integration in bestehende Softwareumgebungen, Erweiterung des Systems und technischer Support. Redakteure mit ihren Mitarbeitern favorisieren eine einfache Bedienung des Systems im Backend, die Effektivität und Effizienz fördert und sie bei der Arbeit optimal unterstützt. Externe Anspruchsgruppen[6], die eigentlichen Webseitenbesucher, möchten relevante Informationen in Suchmaschinenergebnissen finden, um im Anschluss daran auf eine Webseite zu gelangen, die sich an Web Usability Standards orientiert. Werden diese unterschiedlichen Ansprüche im Lasten- und Pflichtenheft berücksichtigt, kann Konsens entstehen.

3.3 Forschungsziel

Das Ziel dieser Arbeit ist die Erstellung einer standardisierten „Checkliste zur Unterstützung der Auswahl von WCMS“, wodurch sich mehrere Vorteile ergeben.

Die Komplexität des Themas wird reduziert. Erkenntnisse bzw. Konventionen relevanter Disziplinen werden zentral zur Verfügung gestellt. Der Prozess zur Herstellung eines Lasten- und Pflichtenheftes wird unterstützt und beschleunigt. Konsens wird ermöglicht, da alle Anspruchsgruppen berücksichtigt werden.

Folgende Forschungsfragen sollen daher mit dieser Arbeit geklärt werden:

1. Welche Anspruchsgruppen sind bei der Auswahl eines WCMS zu berücksichtigen? Welche Ansprüche stellen sie?
2. Welche Disziplinen müssen zur Klärung des Forschungsproblems herangezogen werden?
3. Welche Kriterien der jeweiligen Disziplin lassen Rückschlüsse auf die Beschaffenheit eines Systems zu?
4. Welche weiteren Aspekte müssen bei der Auswahl eines Web Content Management Systems berücksichtigt werden?
5. Wodurch unterscheiden sich kleine, mittlere und große Systeme?

4 Forschungsdesign

In diesem Kapitel wird die Literatur vorgestellt sowie die Forschungsmethode mit ihren Schwächen.

4.1 Literaturgrundlage

Für diese Arbeit wurde unter anderem Fachliteratur aus dem Schwerpunkt Onlinemedienarbeit zugrunde gelegt. Relevante Vertreter zentraler Bausteine guter Onlinemedienarbeit sind:

Steven Broschart

Er st ein führender Spezialist für Onlinemarketing in Deutschland und Buchautor. Er verschmilzt die Bereiche SEO und Usability miteinander (vgl. Broschart 2011:7) und betrachtet ebenfalls psychologische und subjektive Aspekte der User Experience (vgl. Broschart 2011:330).

Jan Winkler

Ist Buchautor und Geschäftsführer eines Internetvermarktungsunternehmens. Er beschreibt den kompletten Entstehungsprozess einer Webseite und geht unter anderem auf Suchmaschinenoptimierungsaspekte ein sowie Onlinemarketing.

Manhartsberger/Musil

Die beiden Autoren behandeln das Thema Web Usability als eine Mischung aus Marketing, User Centered Design sowie Vertrauen als zentralem Aspekt und beschreiben die Konzeption bis zur fertigen Webseite. Allerdings handelt es sich um Literatur, die in Teilen veraltet ist.

Des Weiteren wurde Literatur aus den Ingenieurwissenschaften analysiert. Die DIN 9241 Ergonomie der Mensch-System-Interaktion gibt in mehreren Normen Aufschluss über die Gebrauchstauglichkeit von Software. Aufgrund mangelnder Literatur zum Forschungsgegenstand wurden Studienarbeiten herangezogen und diverse Onlinequellen. Die Kriterien im Kapitel 12 basieren unter anderem auf einem ebook, das verschiedene Systeme detailliert vorstellt[7].

4.2 Forschungsmethode

Um das Forschungsziel zu erreichen, wurde die zugrunde gelegte Literatur einer quantitativen Analyse unterzogen, um eine möglichst hohe Anzahl Kriterien für eine allgemeingültige Checkliste zu erheben.

Es handelt sich hierbei um eine systematische Vorgehensweise, bei der Ergebnisse regelgeleitet erhoben werden. Dadurch werden Ergebnisse intersubjektiv nachvollziehbar und überprüfbar.

4.3 Operationalisierung „funktionale Anforderungen“

Um Kriterien aus den Bereichen Web Usability und Suchmaschinenoptimierung zu erheben, wurde der Begriff funktionale Anforderungen operationalisiert, um ein regelgeleitetes Vorgehen zu ermöglichen. Ein Kriterium wurde erhoben, wenn es die nachfolgenden Bedingungen erfüllte.

Eine funktionale Anforderung lässt sich nur dann eindeutig ableiten, wenn ein Kriterium der jeweiligen Disziplin Rückschlüsse auf untergeordnete Funktionen eines Systems zulässt, die unabhängig von übergeordneten menschlichen Fähigkeiten[8] sind, die für das Erreichen des Kriteriums nötig wären.[9]

4.4 Methodenkritik

Die aus der DIN 9241 erhobenen Kriterien wurden bewusst ausgewählt, da nicht alle Kriterien für diese Arbeit relevant sind. Eine regelgeleitete und intersubjektiv nachvollziehbare Erhebung war nicht möglich, da die in der Norm enthaltenen Empfehlungen für Software allgemein gelten, zu der webbasierte Anwendungen ebenfalls zählen. Hier konnte keine trennscharfe Einteilung erfolgen. Ebenfalls wurden die Kriterien im Abschnitt „Weitere Aspekte“ bewusst ausgewählt, wenn der Autor der Meinung war, dass sie relevant für diese Arbeit waren.

5 Webpublishing

Wie bereits in der Einleitung erwähnt, wird nun der Wandel des

Webpublishing Prozesses erklärt.

5.1 Personaltechnischer Wandel

Das Webpublishing war früher abhängig von einem Webprogrammierer, der als einziger über Expertenkenntnisse verfügte und für diesen Bereich verantwortlich war (vgl. Krueger 2006:8). Dadurch entstand eine Art „Nadelöhr“, da die Veröffentlichung nur über den „Umweg“ des Webmasters erfolgen konnte (vgl. Krueger 2006:12). Heutzutage ist der Prozess der Inhaltspflege arbeitsteilig und auf mehrere Abteilungen verteilt. Die Betreuung des Internet/Intranet fällt laut der Contentstudie[10] 2011 in den Verantwortungsbereich der Marketing- und Kommunikationsabteilung (vgl. Contentstudie 2011:9), die aus kleinen Redaktionsteams aus bis zu 5 Personen bestehen, die sich über die Hälfte der Zeit hauptberuflich mit der Internetredaktion beschäftigen. Dabei werden sie von vielen Redakteuren in Nebenfunktion[11] unterstützt (vgl. Contentstudie 2011:19), die technisch nicht so versiert sind (vgl. Krüger 2006:26).

5.2 Systemtechnischer Wandel

Die Technik hinter diesen Publikationsprozessen wurde aufgrund der Weiterentwicklung immer weiter vereinfacht. Content Management Systeme[12] wurden zugunsten von Editorenprogrammen[13] eingesetzt, die die gesteigerte Informationsflut bzw. –verarbeitung sicherstellten.

Dabei handelt es sich entweder um serverseitige Systeme, die dezentral in jedem Internetbrowser über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI=Graphical User Interface) bedient werden oder um clientseitige Systeme, die Bestandteil eines ECM[14] sind und nur zentral auf dem Desktop installiert und genutzt werden können. Alle Inhalte (Content) werden mit Hilfe einer Datenbank verwaltet (Management) und vom Layout getrennt. Durch diese Trennung und den Einsatz von Templates kann die „Time to web“ verkürzt (vgl. Krüger 2006:26) und ein einheitliches Layout vorgegeben werden. Die Administration und Dateneingabe erfolgt im so genannten Backend[15] und die Ausgabe der Inhalte auf der Webseite im so genannten Frontend[16]. Der Zugriff der Mitarbeiter wird über ein Rollensystem mit unterschiedlichen Zugriffsrechten gesteuert.

Nachgeschaltete, workflowgestützte Publikationsprozesse dienen als Kontrollmechanismus, um die Qualität und Aktualität der Inhalte zu sichern (vgl. Büren/Riempp 2002:8).

Waren früher nur statische Webseiten möglich, so lassen sich heute aus Gründen der Performance dynamische oder Mischformen aus teils statisch und teils dynamisch generieren (vgl. Krüger 2006:18).

Durch den modularen Aufbau lässt sich der Funktionsumfang dieser Systeme in den allermeisten Fällen ohne explizite Expertenkenntnisse durch „Extensions[17] “ erweitern.

5.3 Content Management Systeme

Am Markt befinden sich CMS unterschiedlichster Ausprägungen. Dazu zählen Open Source Systeme, die von einer Community entwickelt werden und deren Quellcode öffentlich ist[18]. Somit können eigene Schnittstellen programmiert werden, um eine Integration in unternehmensweite Systeme zu gewährleisten. Daneben gibt es geschlossene Systeme[19] kommerzieller Art. Der Quellcode ist nicht öffentlich und erlaubt keine Anpassung. Der Vollständigkeit halber werden an dieser Stelle ebenfalls Agenturlösungen[20] genannt, auf die nicht weiter eingegangen wird. Alle Systeme unterscheiden sich hinsichtlich ihres Einsatzgebietes, Zwecks und ihres Funktionsumfanges in vielerlei Hinsicht, wie in Abbildung 2 zu sehen ist.

5.3.1 Definition von Web Content Management System

In Anlehnung an C. Heck ist ein Web Content Management System eine spezielle Ausprägung eines Content Management Systems (CMS)[21]. Letzteres dient als Werkzeug zur Gestaltung, Verwaltung, Speicherung und Darstellung von elektronischen Inhalten in einem Unternehmen. Unter Content versteht man beliebige Inhalte, die in digitaler Form vorliegen. Ein WCMS dient letztendlich zur einfachen und schnellen Verwaltung und Pflege von Content auf Webseiten (vgl. Heck 2005:19). Daher lautet die korrekte Bezeichnung Web Content Management System.

5.3.2 Kategorisierung von WCMS

Der Autor weist darauf hin, dass eine trennscharfe Einteilung dieser Systeme in kleine, mittlere oder große Systeme nicht möglich ist. Nachfolgend sollen dennoch allgemeine Besonderheiten kleinerer, mittlerer und großer Systeme dargestellt werden, um Einsteigern gewisse Unterscheide aufzuzeigen. Es wird bewußt nicht auf spezielle Web CMS eingegangen und die nachfolgend aufgeführten Punkte können je nach gewähltem System abweichen!

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Allgemeine Besonderheiten von WCMS (eigene Darstellung).

WCMS der Kategorie „klein“ verfügen in der Standardversion zunächst über einen eingeschränkten Funktionsumfang und sind daher intuitiver[22] zu bedienen und werden vornehmlich im privaten Bereich eingesetzt. Sie lassen sich bei Bedarf erweitern. Der Webseitenbetreiber erstellt die Inhalte selbst und aktualisiert sie eher selten. Die Anzahl der einzelnen Seiten ist überschaubar und es gibt kaum spezielle Anforderungen an den Webspace, so dass das kleinste Webhostingpaket ausreichend ist. Der Installationsaufwand ist eher gering. Unter anderem handelt es sich dabei um frei verfügbare Open Source Systeme, die von einer Community entwickelt werden oder Bestandteil eines Webhostingpaketes sind. Hier kann es unter anderem zu Problemen kommen, wenn die Aktualisierungsfrequenz sehr gering ist, so dass Sicherheitslücken nicht sofort behoben werden oder die Zeitspanne bis zum nächsten großen Release zu lange dauert. Ebenso ist man darauf angewiesen, dass die Community benötigte Erweiterungen zur Verfügung stellt und das System weiterentwickelt. Das ist zunächst abhängig von der Größe der Community.

WCMS der mittleren Kategorie werden überwiegend geschäftlich eingesetzt und verfügen in der Standardausführung über je nach System über einen höheren Funktionsumfang was zu Problemen beim „einfachen Erlernen“ eines Systems führen kann (vgl. Krüger 2006:13). Mehrere Personen pflegen Inhalte simultan ein und aktualisieren diese mehrmals täglich. Die Anzahl der einzelnen Webseiten schwankt von überschaubar bis höher und es gelten besondere Anforderungen an das Webhostingpaket (unter anderem Stabilität durch Rootserver etc.). Der Installationsaufwand ist höher, da teilweise Expertenwissen benötigt wird[23]. Da Open Source WCMS von mehreren Programmierern[24] einer Community programmiert werden, kann es zu Inkonsistenzen kommen, da jeder Programmierer eine andere Richtung verfolgt. Die Aktualisierungsfrequenz ist höher, so dass schneller auf Sicherheitslücken reagiert wird oder ein neues Release herausgegeben wird. Die Verfügbarkeit von Systemerweiterungen ist wie auch bei kleinen WCMS abhängig von der Community die dahinter steht und sie kostenlos anbietet. Eingriffe in den Quellcode sind erlaubt, um ihn individuell anpassen zu können. Es gibt keinen zentralen Ansprechpartner bei Problemen. Hier muss man in Foren der Community suchen. Bei Systemabsturz oder Datenverlust kann niemand haftbar gemacht werden! Da diese Web CMS meist von einer Community programmiert werden, sind diese Systeme zukunftssicher und nicht von Insolvenz bedroht.

WCMS der Kategorie „groß“ sind meistens Bestandteil eines Enterprise Content Management Systems (ECM) und werden in Großunternehmen eingesetzt. Sie verfügen theoretisch über einen uneingeschränkten Funktionsumfang, da sie gegen Entgelt individualisiert werden können. Sie werden täglich simultan von vielen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen rund um den Globus genutzt. Ergo müssen diese Systeme eine Vielzahl an Eingaben verarbeiten. Es gelten spezielle Anforderungen an den Webspace, um die Stabilität des Systems zu gewährleisten. Gerade bei vielen simultanen Aufrufen der Webseite müssen die Webserver flexible reagieren. Dadurch, dass die Systeme sehr komplex sind und der Installationsaufwand ist sehr hoch ist, kann die Installation nur von erfahrenen Experten durchgeführt werden. Die Installation und Nutzung ist desktopbasiert und zentral. Die Anpassung des Systems verursacht zusätzliche Kosten, da benötigte Erweiterungen nicht selbst programmiert werden können. Sie müssen zusätzlich erworben werden. Da es sich um einen Systemanbieter handelt, erhält man ein komplettes, konsistentes System aus einem Guss. Sicherheitslücken werden allein aus Haftungsgründen sofort behoben und das System ständig aktualisiert, was den Einsatz dieser Systeme sehr sicher macht. Es gibt einen zentralen Ansprechpartner bei Problemen. Bei diesen Systemen besteht die Gefahr der Insolvenz des Anbieters. Die Gesamtkosten für diese Systeme sind sehr hoch.

6 Gebrauchstauglichkeit von Software

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) erarbeitet mit Vertretern interessierter Kreise konsensbasierte Normen und ist die nationale Normierungsorganisation für Deutschland (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:VIII).

6.1 DIN 9241 Ergonomie der Mensch-System-Interaktion

„Die Normenreihe 9241 deckt ergonomische Aspekte der Mensch-Maschinen-Interaktion ab, die Hardware und Software betreffen.“ Die Normen zur Software-Ergonomie gelten für all jene Softwarekomponenten eines interaktiven Systems, die die Gebrauchstauglichkeit beeinflussen. Dazu zählt unter anderem Anwendungssoftware, einschließlich web-basierter Anwendungen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:36). Alle Angaben sind allgemein gehalten. Ein WCMS ist eine web-basierte Anwendung, weshalb diese Norm darauf angewendet werden kann.

6.2 Definition der Gebrauchstauglichkeit

Gebrauchstauglichkeit ist das Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Benutzer in einem Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.

Der Nutzungskontext bezieht sich dabei auf die Benutzer selbst, ihre Arbeitsaufgaben, Arbeitsmittel (inkl. Software) sowie der physische und soziale Umgebung, in der das Produkt genutzt wird (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:38)[25].

Daraus resultiert, dass die Belastung der Anwender einerseits steigt und die Effektivität bei der Erledigung von softwaregestützten Aufgaben sinkt, wenn sich Software nicht immer einwandfrei und reibungslos benutzen lässt (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:V). Hier wird die Relevanz von Gebrauchstauglichkeit im Hinblick auf WCMS deutlich.

6.3 Das Konzept der Gebrauchstauglichkeit

Das Konzept der Gebrauchstauglichkeit besagt, dass die Art und Weise, wie Informationen dargestellt werden (DIN 9241-12), die Grundsätze der Dialoggestaltung (DIN 9241-11) unterstützen. Daraus resultiert für den Benutzer eine Unterstützung der Effizienz, Effektivität und Zufriedenstellung (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:152), wie Abbildung 3 verdeutlicht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Konzept der Gebrauchstauglichkeit (ISO 9241-11). Beziehung zwischen diesem Teil von ISO 9241 und ISO 9241-11 sowie ISO 9241-12 (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:153)

6.3.1 Die Grundsätze der Dialoggestaltung ISO 9241-110

Die Grundsätze der Dialoggestaltung sind Bestandteil dieses Konzeptes und stellen eine Unterreihe der Normen zur Software-Ergonomie dar. Sie enthalten sieben Grundsätze guter Praxis zur Gestaltung des Dialogs zwischen dem Benutzer und der Benutzungsschnittstelle (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:43). Sie bilden die Grundlage auf die sich andere Normen beziehen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:43 ff).

6.3.1.1 Aufgabenangemessenheit

Ein System ist aufgabenangemessen, wenn es einen Benutzer unterstützt, seine Arbeitsaufgabe zu erledigen, d.h., wenn Funktionalität und Dialog auf den charakteristischen Eigenschaften der Arbeitsaufgabe basieren, anstatt auf der zur Aufgabenerledigung eingesetzten Technologie. Es sollten nur Informationen seitens des Systems angezeigt werden, die im Zusammenhang mit der Erledigung der Aufgabe stehen, ansonsten steigt die mentale Belastung. Die Form der Ausgabe sollte der Arbeitsaufgabe angepasst sein. Wenn ganz bestimmte Eingabewerte[26] für eine Aufgabe typisch sind, sollten diese Werte für Benutzer automatisch als voreingestellte Werte verfügbar sein.

Es sollten nur notwendige Dialogschritte im Arbeitsablauf enthalten sein, um unnötige Interaktionen zu minimieren. Die unnötigen[27] werden automatisch vom System ausgeführt. Werden Quelldokumente für eine Arbeitsaufgabe verwendet, so sollte die Benutzungsschnittstelle kompatibel zu Charakteristika der Quelldokumente sein (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:139 f).

6.3.1.2 Selbstbeschreibungsfähigkeit

„Ein Dialog ist in dem Maße selbstbeschreibungsfähig, in dem für Benutzer zu jeder Zeit offensichtlich ist, in welchem Dialog, an welcher Stelle im Dialog er sich befindet, welche Handlungen unternommen werden können und wie diese ausgeführt werden können

(Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:141).

Während der Nutzung des Systems sollte minimal auf Handbücher und andere externe Hilfen zurückgegriffen werden und die bei jedem Dialog angezeigten Informationen[28] sollten den Benutzer leiten, den Dialog erfolgreich abschließen zu können.

Das System sollte auf Eingaben hinweisen die es erwartet und einen Überblick über die nächsten Dialogschritte geben[29]. Es sollte Informationen über die zu erwartende Eingabe bereitstellen, wie bsw. erforderliche Formatierungen oder Einheiten (bsw. cm, $). Dialoge sollten so gestaltet sein, dass die Interaktion für den Benutzer offensichtlich ist (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:141).

6.3.1.3 Erwartungskonformität

„Ein Dialog ist erwartungskonform, wenn er aus dem Nutzungskontext heraus vorhersehbaren Benutzerbelangen entspricht sowie allgemein anerkannten Konventionen entspricht“ (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:142).

„Die Software muss den Kenntnissen und Erfahrungen der Benutzer entsprechen. Dazu gehören beispielsweise die Kenntnisse aus dem Arbeitsgebiet des Benutzers, seine Ausbildung und seine Erfahrung ...“ (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft 2003:7).

„Ein System sollte Vokabular verwenden, das dem Benutzer bei der Ausführung der Arbeitsaufgabe vertraut ist oder von ihm auf Grund seiner Kenntnisse und Erfahrungen verwendet wird“ [30] oder übliches Vokabular darstellt. „Auf Handlungen des Benutzers sollte unmittelbar eine passende Rückmeldung folgen, soweit dies den Erwartungen des Nutzers entspricht“ (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:142).[31]

Ist eine erhebliche Abweichung seitens des Systems von der vom der vom Benutzer erwarteten Antwortzeit zu erwarten, dann sollte der Benutzer hiervon unterrichtet werden[32]. Die Art und Länge von Rückmeldungen oder Erläuterungen sollte den Benutzerbelangen entsprechen.[33]

Die Bedienung eines Systems sollte über vergleichbare Aufgaben hinweg konsistent sein, damit der Benutzer sie routiniert durchführen kann. Eine bestimmte Eingabeposition, die vorhersehbar ist, sollte für die Eingaben voreingestellt sein[34]. Rückmeldungen sollten objektiv und konstruktiv formuliert sein (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:142 f).

6.3.1.4 Lernförderlichkeit

Ein Dialog ist lernförderlich, wenn der Benutzer beim Erlernen der Nutzung des interaktiven Systems unterstützt und angeleitet wird. Regeln und zugrunde liegende Konzepte die für das Erlernen nützlich sind, sollten dem Nutzer zugänglich gemacht werden[35], damit ein Benutzer eigene Ordnungsschemata und Merkregeln aufbauen kann. Wird ein Dialog selten gebraucht und sollte eine geeignete Unterstützung erforderlich sein, sollte sie bereitgestellt werden. Das führt dazu, dass der Benutzer mit dem Dialog vertraut wird[36]. Je nach Benutzer kann der Unterstützungsbedarf unterschiedlich ausfallen. Das System sollte durch Rückmeldungen und Erläuterungen dabei helfen, ein konzeptionelles Verständnis vom interaktiven System zu bilden. Dialoge sollten grundsätzlich so gestaltet sein, dass sie sowohl für Anfänger sowie für erfahrene Benutzer geeignet sind und ausreichende Rückmeldungen über Zwischen- und Endergebnisse von Handlungen bereitstellen, damit Benutzer aus erfolgreich ausgeführten Handlungen lernen können. Falls es zu den Arbeitsaufgaben und Lernzielen passt, dann sollte das System dem Nutzer erlauben, Dialogschritte ohne nachteilige Auswirkungen neu auszuprobieren[37]. Ein System sollte es immer ermöglichen, eine Arbeitsaufgabe mit minimalen Lernaufwand auszuführen, indem es den Dialog mit minimaler Eingabe von Informationen ermöglicht[38], bei Bedarf jedoch zusätzlich Informationen bereitstellt (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:143 f).

6.3.1.5 Steuerbarkeit

„Ein Dialog ist steuerbar, wenn der Benutzer in der Lage ist, den Dialogablauf zu starten sowie seine Richtung und Geschwindigkeit zu beeinflussen, bis das Ziel erreicht ist“ (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:144).

Der Benutzer sollte die Steuerung darüber haben, wie ein Dialog fortgesetzt wird. Er sollte ebenfalls die Möglichkeit haben, den Wiederaufnahmepunkt der Fortsetzung des Dialoges zu bestimmen, falls der Dialog unterbrochen wurde und es die Arbeitsaufgabe erlaubt. Es sollte eine Möglichkeit besteht, wenigstens den letzten Dialogschritt zurückzunehmen. Der Benutzer sollte die Möglichkeit haben, die Anzeige der dargestellten Datenmenge zu steuern, wenn diese für eine Arbeitsaufgabe von Bedeutung ist. Dem Benutzer sollte ebenfalls die Möglichkeit gegeben werden, dort wo es geeignet ist, verfügbare Eingabe-/Ausgabemittel zu nutzen[39]. Voreingestellte Werte sollten geändert werden können (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:144 f).

6.3.1.6 Fehlertoleranz

„Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn das beabsichtigte Arbeitsergebnis trotz erkennbarer, fehlerhafter Eingaben entweder mit keinem oder mit minimalem Korrekturaufwand seitens des Benutzers erreicht werden kann“ (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:145). Dies wird erreicht durch Fehlererkennung und

-vermeidung, Fehlerkorrektur oder Fehlermanagement.

Ein fehlertolerantes System unterstützt den Benutzer dabei, Eingabefehler zu entdecken und zu vermeiden[40] und gibt ihm eine Erläuterung, um den Fehler leichter beseitigen zu können. Ein System sollte verhindern, dass Systemabbrüche oder undefinierte Systemzustände aus einer Benutzer-Handlung resultieren. Sollen sich aus einer Benutzerhandlung schwerwiegende Auswirkungen ergeben, sollte das System eine Bestätigung anfordern, bevor die Handlung ausgeführt wird[41]. Das System sollte Erläuterungen bereitstellen, um die Fehlerbeseitigung zu erleichtern. Die aktive Unterstützung zur Fehlerbehebung[42] sollte dort zur Verfügung stehen, wo der Fehler aufgetreten ist. Die zur Fehlerkorrektur nötigen Schritte sollten minimiert sein. Wenn eine automatische Fehlerkorrektur seitens des Systems vorgenommen wird, sollte es den Benutzer über die Ausführung der Korrektur informieren und ihm Gelegenheit geben, zu korrigieren. Auf Verlangen sollten weiterführende Informationen zum Fehler und seiner Behebung zur Verfügung gestellt werden. Bevor eine Verarbeitung der Daten stattfindet, sollte das System die Daten auf Gültigkeit und Korrektheit prüfen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:145 f).

6.3.1.7 Individualisierbarkeit

„Ein Dialog ist dann individualisierbar, wenn Benutzer die Mensch-System-Interaktion und die Darstellung von Informationen ändern können, um diese an ihre individuellen Fähigkeiten und Bedürfnisse anzupassen“ (Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:146).

Dort, wo typischerweise unterschiedliche Benutzerbelange vorkommen, sollten dem Benutzer Techniken zur individuellen Anpassung bereitgestellt werden.

Das System sollte es dem Benutzer ermöglichen, zwischen verschiedenen Formen der Darstellung zu wählen, wenn es zweckmäßig ist[43]. „Der Umfang von Erläuterungen (z.B. Details in Fehlermeldungen) sollte entsprechend dem individuellen Wissen des Benutzers veränderbar sein“[44]. Es sollte die Möglichkeit bestehen, soweit zweckmäßig eigenes Vokabular einzubinden, um Objekte und Funktionen individuell benennen zu können. Weiterhin sollten unterschiedliche Dialogtechniken angeboten werden, wenn der Benutzer bsw. eine direkte Eingabe in einem Feld eingeben möchte, ohne dass er gezwungen ist, sie aus einer Liste auszuwählen.

Das Niveau und die Methoden der Mensch-System-Interaktion sollten so ausgewählt werden können, dass es den individuellen Bedürfnissen entspricht.[45]

Ebenso sollte der Benutzer im Hinblick auf Format und Typ die Art auswählen können, wie Eingabe und Ausgabedaten dargestellt werden sollen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:146 ff).

6.4 Leitlinien zur Informationsdarstellung – ISO 9241-12

Diese Richtlinie ist ebenfalls Bestandteil des Konzeptes der Gebrauchstauglichkeit und befasst sich mit den Merkmalen von dargestellten Informationen, die enorme Auswirkung auf die Benutzer haben.

6.4.1 Klarheit

bedeutet, dass die angezeigten Informationen schnell und genau vermittelt werden sollen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

6.4.2 Unterscheidbarkeit

meint, dass die angezeigten Informationen genau zu unterscheiden sein müssen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

6.4.3 Kompaktheit

Es sollen nur die relevanten Informationen angezeigt werden, die für das Erledigen einer Aufgabe notwendig sind (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

6.4.4 Erkennbarkeit

soll die Aufmerksamkeit des Benutzers auf die benötigten Informationen lenken (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

6.4.5 Lesbarkeit

meint einfach, dass Informationen leicht zu lesen sein sollten (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

6.4.6 Verständlichkeit

Eindeutig interpretierbare Informationen werden bereitgestellt, die leicht zu verstehen sind (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:45).

7 Normen zu Interaktionstechniken 9241-140 bis 149

„Diese Unterreihe beinhaltet Leitlinien zu unterschiedlichen Techniken, die zur Unterstützung der Dialoge im Rahmen der Mensch-System-Interaktion angewendet werden“ (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:47).

Dem Benutzer eines WCMS stehen die nachfolgend genannten Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen er mit dem System interagieren kann.

7.1 ISO 9241-14 – Dialogführung mittels Menüs

In Menü-Dialogen bietet das System dem Benutzer eine oder mehrere Optionen an, von denen er eine oder mehrere auswählen kann, damit der Computer den gewünschten Prozess ausführt, der durch die Optionen angezeigt wurde (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:47).

7.2 ISO 9241-15 – Dialogführung mittels Kommandosprachen

Hierbei geben Benutzer Befehle in Form einer Syntax ein, darunter versteht man die Kommandosprache des Systems. Dadurch ist es möglich bestimmte Aktionen auszuführen (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:47).

7.3 ISO 9241-16 – Dialogführung mittels direkter Manipulation

Hierbei kann der Benutzer Operationen dadurch auslösen, dass auf dem Bildschirm angezeigte Objekte (z.B. Schieberegler) ähnlich wie physikalische Gegenstände behandelt werden (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:47).

7.4 ISO 9241-17 – Dialogführung mittels Bildschirmformularen

Bei dieser Form der Dialogführung füllen Benutzer Bildschirmformulare aus und wählen oder verändern Eingabewerte, die Auswirkung auf eine Aktion haben (vgl. Gebrauchstauglichkeit von Software 1 2011:48).

Fachartikel auf contentmanager.de

Analyse der Gebrauchstauglichkeit von Web Content Management Systemen

Nach mehreren heuristischen Evaluationen der Benutzerfreundlichkeit von Websites, analysierte der Autor Paolo Lombardo  die Gebrauchstauglichkeit bzw. Benutzerfreundlichkeit von Web CMS, in seinem wissenschaftlichen Projekt. Aufgrund einer Empfehlung stieß er zufällig auf das Web CMS Contao und musste feststellen, dass es keine nützliche Hilfestellung bzw. Literatur zum Thema Web CMS-Auswahl gab. Daher basieren einige der nachfolgend beschriebenen funktionalen Aspekte auf dem Web CMS Contao! Hierfür wurde unter anderem die DIN 9241 “Gebrauchstauglichkeit von Software” analysiert, sowie funktionale Aspekte der Web Usability und Suchmaschinenoptimierung. Der nachfolgende Artikel stellt einige wichtige Punkte vor.

Checkliste zur Auswahl benutzerfreundlicher Web Content Management Systeme (CMS)

Normen zu Interaktionstechniken

Die DIN 9241 gibt Auskunft darüber, welche Möglichkeiten der Interaktion die Benutzer haben sollten. Vor diesem Hintergrund sollte ein Web CMS einem weit gefassten Personenkreis mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnissen unterschiedliche Formen der Interaktion mit dem System ermöglichen. So können Experten bsw. CSS Angaben direkt über eine Kommandosprache im System eingeben, wohingegen weniger versierte Benutzer diese Angaben über Formulardialoge realisieren können.

Leitlinien für die Individualisierung von Software

Sie zählen ebenfalls zur DIN 9241 und beinhalten Informationen zur individuellen Anpassung eines Systems. Dadurch können Benutzer, deren Benutzermerkmale variieren, dass System optimal auf ihre Bedürfnisse einstellen, um ihre Bedürfnisse zu befriedigen und effizienter arbeiten zu können. Sofern sicherheitskritische Funktionen im Rahmen einer Individualisierung geändert werden sollten, muss das System Informationen zur Verfügung stellen, welche Risiken mit der Individualisierung verbunden sind.

Gegen Ende des Konfigurationsprozesses sollte dem Benutzer mitgeteilt werden, ob die Konfiguration erfolgreich war oder nicht. Administratoren bsw. sollten die Möglichkeit haben Standartwerte für Konfigurationseinstellungen wie Benutzerprofile festzulegen, zu ändern oder zu entfernen.

Ein Web CMS sollte darüber hinaus ebenfalls alternative Schnittstellen-Stile, sogenannte Skins” anbieten, um Elemente wie bsw. Farben, Schriftarten und -größe zu ändern oder Farbschemata. Die Neupositionierung von Elementen im Backend oder die Wahl eines optimierten “Backend-Theme” ist ebenfalls benutzerfreundlich, wodurch Mauswege verkürzt werden können.

Sollte ein Benutzer auf Hilfe angewiesen sein, sollte das System kontextspezifische Hilfethemen auf Grundlage der aktiven Schnittstelle anbieten und Informationen wie bsw. Fehlermeldungen entsprechend des Kenntnisstandes des Benutzers formulieren. Experten sollten die Möglichkeit haben, die systeminitiierte Hilfe bei Bedarf abschalten zu können.

Formulardialoge

Sie sind eine weitere Norm der DIN 92412 und eigenen sich für strukturierte dateneingabebezogene Arbeitsaufgaben. Die darin beschriebenen Normen treffen auf Benutzer im Back- sowie im Frontend (auf der Website) zu. Modale Dialogboxen fordern den Nutzer bsw. auf Daten zu speichern bevor der nächste Arbeitsschritt ausgeführt wird. Dies bietet Schutz vor Datenverlust. Die Kennzeichnung von Pflichtfeldern, durch ein Sternchen, erleichtert die Arbeitsaufgabe ebenfalls und dem Benutzer sollten Informationen über zulässige Eingabewerte zur Verfügung gestellt werden, indem zusätzliche Beschriftungen wie bsw. “%” oder “px” angegeben werden.

Um Formulare übersichtlich zu gestalten sollten die Beschriftungen für Gruppen von Feldern jeweils am Anfang der Gruppe stehen und aus Gründen der Lesbarkeit sollte die Beschriftung von Textfeldern mit Großbuchstaben beginnen. Um Cursorbewegungen zu reduzieren sollte ein Web CMS die Möglichkeit bieten mit der Tabulatortaste ins nächste Formularfeld springen zu können. Damit Benutzer jederzeit wissen wo sie sich im Formular befinden, sollte ein erkennbarer Fokus-Indikator bereitgestellt werden. Auf fehlerhafte Eingaben sollte das System eine sofortige Rückmeldung anbieten und das fehlerhafte Feld deutlich hervorheben.

Für den Fall, dass bsw. alle Seitentitel einer Website bearbeitet werden müssen, sollte es einen Mechanismus geben, der eine rasche Aus- bsw. Abwahl aller Einträge ermöglicht.

Web Usability

Die Berücksichtigung von funktionalen Aspekten, welche die Benutzerfreundlichkeit von Webseiten im Frontend ermöglicht, ist ebenfalls relevant bei der Auswahl eines Web CMS. Die Realisierungsmöglichkeiten in Bezug auf benutzerfreundliche Websites werden von den jeweiligen Systemen eingeschränkt.

So muss ein System bsw. eine benutzerfreundliche Orientierung auf der Seite ermöglichen. Dazu zählt ein optisches Feedback in Form einer Hervorhebung des aktiven Menüpunktes aber ebenfalls der Einsatz beziehungsweise Verzicht bestimmter Navigationsmenüs wie bsw.:

  • expandierende Menüs
  • aufklappende Menüs
  • Pull Down Menüs

Bei hierarchisch tiefen Websites muss das System die Integration einer “Brotkrümel-Navigation” (Breadcrumb) anbieten.

Eine weitere Konvention ist die direkte Verlinkung des Logos mit der Startseite, um dem Benutzer jederzeit die Möglichkeit zu geben von vorne zu beginnen. Da ein Web CMS seine Daten aus einer Datenbank generiert, kommt es häufig vor, dass es keine “sprechenden” URL generiert. Hier sollte ein System die Möglichkeit bieten auf parameterlose Webadressen umstellen zu können, indem bsw. das Rewrite Modul auf dem Webserver aktiviert werden kann. Eine der am häufigsten genutzten Funktion auf Websites ist die Suchfunktion. Sie sollte neben alphabetischen Eingaben ebenfalls alphanumerische Eingaben unterstützen (bsw. bei Webshops). Darüber hinaus unterstützt eine phonetische Suche den Benutzer dabei, mit fehlerhafter Schreibweise ans Ziel zu gelangen.

Mit der verstärkten Nutzung von mobilen Endgeräten muss ein System die Möglichkeit bieten, Inhalte ebenfalls abrufen zu können. Aufgrund von Problemen bei der Darstellung einer Website in verschiedenen Browsern sollte ein System die Möglichkeit bieten entsprechende Browserhacks im System hinterlegen zu können.

Sobald Dateien zum Download angeboten werden, sollte ein System sie mit einem Icon versehen können und einem Hinweis auf die Dateigröße. Laut Expertenmeinungen ist eine zu kleine Schrift ärgerlich für Benutzer, weshalb ein System es im Frontend ermöglichen sollte, die Schriftgröße an individuelle Bedürfnisse anpassen zu können.

Gerade in Zeiten von Datenschutz, müssen gesicherte Webseiten angeboten werden, um Benutzern bsw. in Zahlungssituationen Vertrauen zu vermitteln, so dass sie mit SSL gesicherte Daten verschlüsselt übertragen werden können.

Suchmaschinenoptimierung

Für die Suchmaschinenoptimierung gilt dasselbe wir für die Web Usability. Die Realisierungsmöglichkeiten werden teilweise vom Funktionsumfang der Systeme eingeschränkt. Es besteht jedoch die Möglichkeit sie von Hand aufzurüsten. Fast jedes System bietet Möglichkeit, den Funktionsumfang mit sogenannten “Extensions” zu erweitern.

Danach ist ein Web CMS bsw. in der Lage eine XML Sitemap zu generieren oder relevante Informationen für Suchmaschinen einzupflegen. Das können bsw. Meta Tags wie der Seitentitel oder eine kurze Beschreibung (description) der Website sein. Überschriften innerhalb des Contents sollten hierarchisch geordnet werden können. Hierfür ist es nötig, dass das System die Möglichkeit bietet, jeder Überschrift ein h1 bis h6 Tag zuzuteilen. Aber ebenfalls die Geschwindigkeit einer Website hängt vom System ab. So muss es bsw. möglich sein, CSS Anweisungen auszulagern und mehrfach verwenden zu können, was sich positiv auf den Seitenaufbau auswirkt.

Weitere Aspekte

Neben den bisher angesprochenen Bereichen gibt es weitere funktionale Aspekte, die im Zusammenhang mit der Web CMS-Auswahl relevant sind.

Technische Besonderheiten bei Newslettern

Aus Marketingsicht wäre da der Versand von Newslettern. Hierbei ist zu beachten, dass je mehr Aufgaben ein Benutzer direkt im Web CMS erledigen kann, seine Arbeit effizienter wird. Jedes unnötige Verlassen des Systems hingegen verlängert diesen Prozess. Nach Expertenmeinung gibt es hierfür Newsletter Erweiterungen. Wichtig hierbei ist, Kundendaten per csv. Datei importieren zu können und den Newsletter anschließend simultan als Html- oder Textvariante versenden zu können. Aber ebenfalls die Erfolgskontrolle sollte gewährleistet sein, um Informationen über die Anzahl der Mails zu erhalten oder über die:

  • Zustellrate
  • Öffnungsrate
  • Klickrate
  • Konversionsrate

Workflowprozesse

Da der Prozesse der Content-Erstellung, innerhalb eines Unternehmens arbeitsteilig ist, müssen Mechanismen vorhanden sein, um die Qualität der publizierten Informationen zu sichern. Hierfür müssen Redakteure über neue Inhalte informiert werden, um sie in einem weiteren Schritt freigeben zu können.

Um die Arbeit untereinander effizienter gestalten zu können sollte ein Web CMS, über ein Taskcenter, die Möglichkeit bieten:

  • Aufgaben zu erteilen,
  • Deadlines zu vergeben,
  • Statusabfragen zu laufenden Aufgaben abzufragen.

 

Schutz und Sicherheit

Es gibt zwar keine 100% Sicherheit vor Hackerangriffen, jedoch sollte ein System den Benutzern schon bei der Passwortvergabe Hinweise auf unzureichende Passwortkombinationen geben oder den Zugriff auf das System über gesicherte Verbindungen ermöglichen. Um irrtümliche Fehler auszuschließen sollte eine Versionierung vorhanden sein und eine automatische Sicherung der Datenbank erfolgen.

Damit sich ein System immer auf dem neuesten Stand befindet, sollte automatisch auf System-Updates hingewiesen werden und ebenfalls auf Updates für Erweiterungen. Bei sehr häufig frequentierten Websites sollte dafür gesorgt werden, dass die Website immer erreichbar ist. Hierfür existieren nach Expertenmeinungen ebenfalls Erweiterungen, welche die Technik des Load Balancing nutzen.

Der Einsatz von Trackingsoftware ist nicht immer rechtlich einwandfrei. Hier sollte ein Web CMS jedoch die Möglichkeit bieten, IP Adressen zu anonymisieren, bevor sie bsw. an Google Analytics gesendet werden. Somit werden rechtliche Stolperfallen vermieden und Datenschutz gewährleistet.

Assetmanagement

Je nach Größe einer Website können große Mengen an Daten (Bilder, Downloads etc.) anfallen. Um sie schnell auffinden zu können muss ein Web CMS Funktionalitäten bereitstellen, damit Inhalte mit Metadaten versehen werden können. Zudem sollten Grafiken bzw. Bilder im System selbst skaliert werden können.

Zukünftige Anforderungen

Damit ein Web CMS möglichst lange genutzt werden kann, sollte darauf geachtet werden, dass Long Term Editions angeboten werden, die fortlaufende Sicherheitsupdates und vollen Support für eine bestimmte Zeit gewährleisten. Dies gilt ebenfalls für existierende Erweiterungen, die nicht immer mit der aktuellen System Version kompatibel sind. Von daher ist hierbei darauf zu achten, dass genügend Anbieter für Erweiterungen existieren, um auch zukünftige Aufgaben abzudecken.

Fazit

Eine Checkliste zur Auswahl eines “guten” Web CMS, dass neben der Usability und Suchmaschinenoptimierung weitere Aspekte berücksichtigt, kann aus mehreren Gründen einen nützlichen Beitrag leisten:

  • KMU ohne ausgewiesene Experten erfahren worauf sie bei der Auswahl achten sollten.
  • Sie unterstützt die Anfertigung eines Pflichten- und Lastenheftes in Unternehmen, so dass die Ansprüche unterschiedlicher Personengruppen berücksichtigt werden.
  • Die langwierige Suche nach Informationen im Internet entfällt.
  • Die Kriterien basieren auf wissenschaftlichen Erkenntnissen mehrerer Diziplinen.

Die vollständige Arbeit inklusive der Checkliste ist mittlerweile online als eBook im grin Verlag erschienen.